Officer, Administrative

Childfund Work Location Conakry, Guinea Childfund Division Global Impact ChildFund Department Country Management Job Details Titre du poste : Chargé(e) de l'Administration et de la LogistiqueLieu de travail : GuinéeBureau de ChildFund : ConakryTitre du Responsable : Spécialiste Sr., AdministrationType d’emploi : À plein temps/À durée déterminéeEnvironnement de travail : Au bureauÀ propos de ChildFundChildFund est une organisation de développement et de protection des enfants. Nous travaillons dans 23 pays, avec une portée étendue a plus de 60 pays grâce à notre réseau mondiale, pour aider les enfants à briser le cycle générationnel de la pauvreté et à réaliser leur plein potentiel. Nous mettons en œuvre des programmes sur la protection de l’enfance et fournissons aux enfants vulnérables ce dont ils ont besoin pour grandir en bonne santé, bien enseignés, bien qualifiés, et en sécurité—où qu’ils se trouvent.Les valeurs de ChildFundNous souhaitons que chaque personne au sein de notre organisation—qu’il s’agisse des participants aux programmes, des soutiens, du personnel ou des bénévoles—se sente libre, en sécurité et confiante pour être elle-même. Dans notre culture de connexion, vous aurez de nombreuses occasions de grandir professionnellement, d'apprendre et de diriger tout en apportant vos talents et vos innovations à notre mission inspirante.L'engagement de ChildFundChildFund International a une politique de tolérance zéro concernant l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (SEAH) et toutes les autres formes de préjudice de la part de son personnel, de ses partenaires et d'autres représentants dans la prestation de sa mission et de ses services en faveur des enfants. ChildFund s'engage à créer un environnement sûr sur le lieu de travail ainsi que dans les communautés où il propose des programmes et des services. ChildFund attend de chaque membre du personnel, partenaire et représentant qu'il adhère à cet engagement et veille à ce que toutes les politiques et normes de l'organisation soient respectées. Cette offre d’emploi est soumise à une série de contrôles de vérification, y compris une vérification du casier judiciaire et/ou une divulgation pour garantir la protection des participants au programme.Description De L’emploiLe/La Chargé(e) de l’administration et de la logistique assiste tous les départements/projets sur les questions d’approvisionnement, de logistique et administration tout en veillant à l’application des procédures de l’organisation. Il/Elle va fournir un appui opérationnel et logistique à la mise en œuvre des programmes et au fonctionnement du bureau pays et des sous bureaux basés dans les régions. A ce titre, il/elle veille à l’entretien et maintenance des véhicules et automobiles de l’organisation et des projets, au suivi des inventaires et au suivi des documents douaniers , des immobilisations ou des biens en importation.Exigences Diplome en logistique, administration ou management opérationnel Minimum 3 ans d'expérience pertinente dans le domaine de l’administration et de la logistique Responsabilités Politique de Sauvegarde (Safeguarding)Conformément à notre politique interne, tout employé(e) de ChildFund a l’obligation d’identifier et de signaler tout risque lié à la protection de l’enfant, de promouvoir les droits de l’enfant ainsi que les mécanismes de protection, et de se conformer pleinement à la politique globale de protection de l’enfant de ChildFund. Apporter un appui aux Assistants Admin des projets dans le suivi des inventaires et des immobilisations Coordonner les achats Assurer le suivi et l’accompagnement des visiteurs extérieur dans l’obtention des visas d’entrée et leurs hébergements Assurer un bon suivi des visites techniques des véhicules de l’organisation et des admissions temporaires Veiller à la fourniture du bureau en électricité et en eau courante Mettre en place un système de maintenance et de réparation des véhicules et en assurer le suivi Assurer le suivi des performances véhicules et du groupe électrogène. Gérer le stock, les commandes et assurer l’enregistrement et le suivi du matériel de l’organisation Assurer l’inventaire des biens et équipements de l’organisation Gérer la petite caisse Assurer la gestion des courses et courriers du bureau Assurer un bon archivage des courriers et autres correspondances internes et externes Assurer le rechargement des cartes carburant et des cartes péages Assurer le suivi des paiements des factures des fournisseurs et des prestataires Coordonner la logistique du bureau Faire des démarches administratives (Douane, ministère des Affaires étrangères…) Faciliter l’obtention des titres d’exo Assurer le suivi de l’approbation du cahier de charges qui sera soumis à la douane Veiller à l’entretien et à la sécurité du bâtiment AUTRE Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur Compétences clés Compétences de ChildFund Travail en équipe : la capacité de travailler efficacement et de collaborer avec les autres ; valoriser et respecter les différences individuelles. Communication : fait preuve d'empathie et de diplomatie lorsqu'il communique avec les autres et utilise une approche de narration lorsque cela est approprié. Orientation vers les résultats : fait avancer les choses ; prend des mesures proactives pour atteindre les objectifs organisationnels et les normes de qualité. Prise de décision : fait preuve de bon jugement, de pensée critique et de méthodes non traditionnelles pour évaluer les problèmes et les opportunités ; réfléchit et innove pour améliorer les décisions et les résultats. Résilience : prospère et grandit dans des environnements complexes, exigeants et en évolution rapide. Connaissances technologiques : adopte et défend les nouvelles technologies dans des contextes pertinents, reste au courant des tendances technologiques et adopte des solutions technologiques aux défis commerciaux. Autres compétences requises Solide connaissance et compétences en informatique y compris la compétence dans les produits Microsoft Office. Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux systèmes de pointe également souhaitée. Sens de la communication et du travail en équipe Capacité à prioriser et à gérer les urgences Rigueur, autonomie et sens du service client Show more Show less